Nyttårsforsett: Følg opp ansatte som ikke fungerer!

Vi blir ofte kontaktet av arbeidsgivere som har ansatte som ikke fungerer. Det kan være at vedkommende ikke leverer i henhold til forventninger, leverer for sent eller at det er samarbeidsproblemer. For å optimalisere virksomheten er det viktig at arbeidsgivere tar tak i situasjonen selv om det kan oppleves ubehagelig. Her får du en kort gjennomgang av hvordan du som arbeidsgiver bør gå fram.  

1 Hvorfor følge opp ansatte som ikke fungerer?

Oppfølgingsprosessen kan være tidkrevende, men den mulige oppsiden er stor.  Gevinsten ved å følge opp en ansatt som ikke fungerer er at den ansatte begynner å prestere, eller at arbeidsgiveren får tilstrekkelig grunnlag og dokumentasjon til å gi en oppsigelse.

I sakene hvor vi kobles på for å bistå en klient, er det ikke nødvendigvis oppsigelsesgrunnlaget som er så usikkert, men dokumentasjonen av det. Ofte er det også slik at arbeidsgiver ikke har konfrontert arbeidstakeren med utfordringene og gitt vedkommende mulighet til å forbedre seg.

Hvis virksomheten har gode rutiner for oppfølging av utfordrende ansatte, slipper man å koble på advokater fordi oppfølgingen fører til en positiv endring. Man kan også starte oppsigelsesprosessen raskere.

2 Hvordan følge opp den ansatte?

Det første en arbeidsgiver bør gjøre er å gå i dialog med den ansatte og prøve å finne årsaken til at den ansatte ikke oppfyller forventningene. Ofte kan det å ta en prat med vedkommende være til stor hjelp. Ta problemene opp direkte, avklar hvilke forventninger og krav som stilles, og gi den ansatte mulighet til å komme med sine meninger og innspill, og til å forbedre seg.

Lag en plan for oppfølgingen av arbeidstakeren med jevnlige samtaler om konkrete målsetninger/oppgaver med klare tidsfrister og evaluering av forrige periodes arbeid. Her er det viktig at arbeidsgiver er tydelig i kommunikasjonen.

Peker arbeidstakeren på manglende hjelpemidler eller utstyr, behov for ytterligere opplæring eller veiledning, bør arbeidsgiveren iverksette nødvendige tiltak.

Det er svært viktig at arbeidsgiveren dokumenterer hvert steg i oppfølgingsarbeidet. Dette kan for eksempel gjøres ved at arbeidsgiveren sender innkallinger til oppfølgingssamtaler per e-post, og skriver et kort referat/oppsummering i etterkant. Husk at referater og oppsummeringer bør sendes arbeidstakeren så han/hun får mulighet til å korrigere eventuelle feil.

Hvis den ansatte har fått tilstrekkelig med tid og oppfølging, men fremdeles ikke fungerer, kan arbeidsgiveren vurdere å gi en skriftlig advarsel. Før en advarsel gis, bør det gjennomføres et møte mellom arbeidsgiveren og den ansatte hvor arbeidsgiver forklarer hvorfor det er aktuelt å gi en advarsel og hva konsekvensene kan være hvis den ansatte ikke forbedrer seg.

Arbeidstakeren bør få stille med rådgiver i møtet og gis anledning til å komme med sine innspill. Innkallingen til møtet bør sendes skriftlig. Det bør også føres et referat fra møtet. Beslutningen om å gi en skriftlig advarsel bør først skje etter at et slikt møte er gjennomført. 

Det er viktig å huske på at hvis en advarsel er gitt, så har arbeidsgiveren gitt sin endelige reaksjon for de forholdene som advarselen gjelder. Det betyr at hvis advarselen gis fordi den ansatte har kommet for sent på jobb tre ganger, kan den ansatte ikke sies opp på grunn av de tre gangene vedkommende har kommet for sent.

Hvis den ansatte fortsetter å komme for sent etter at advarselen er gitt, er dette nye forhold som arbeidsgiveren kan reagere på, for eksempel ved å gi en oppsigelse. Da vil den tidligere advarselen styrke oppsigelsesgrunnlaget fordi arbeidstaker gjør samme feil også etter at dette er påpekt. Det er likevel ikke et krav om at en advarsel må gis før en oppsigelse, men den vil være god dokumentasjon i en eventuell oppsigelsessak.

3 Hva gjør du hvis oppfølgingen ikke hjelper?

Hvis oppfølgingen ikke fører til forbedringer, kan det være aktuelt å vurdere oppsigelse. Dette må vurderes konkret. Man bør normalt koble på juridisk kompetanse for å få vurdert oppsigelsesgrunnlaget, dokumentasjonen og hvilke risikoer som foreligger ved å eventuelt gi en oppsigelse.

Terskelen for å si opp en ansatt etter prøvetiden er høy, og det er arbeidsgiver som må dokumentere grunnlaget for oppsigelsen. Arbeidsgiver bør også vurdere om det finnes alternativer til oppsigelse og hvordan de kan gjennomføres, f.eks. endring av arbeidsoppgaver eller om arbeidstakeren kan fungere i en annen stilling.

Hvis man går for oppsigelse er det viktig å huske på saksbehandlingsreglene i arbeidsmiljøloven, som f.eks. individuelt drøftingsmøte med den ansatte før en eventuell oppsigelse gis og interesseavveiningen hvor arbeidsgivers behov for oppsigelse skal veies opp mot ulempene som oppsigelsen har for den ansatte.

Arbeidet som arbeidsgiver gjør i oppfølgingsprosessen, har stor betydning for hvilken risiko man eksponerer seg for i en oppsigelsesprosess. Bruk derfor det nye året til å få på plass gode rutiner for oppfølging av ansatte som ikke fungerer.