Nye regler oppstiller krav om rapportering av virksomheters arbeid med likestilling- og ikke-diskriminering

Offentlige virksomheter og private virksomheter av en viss størrelse er underlagt en lovpålagt aktivitets- og redegjørelsesplikt relatert til likestilling og ikke-diskriminering (ARP). Rapporteringsplikten gjelder fra og med regnskapsåret 2020. Mange virksomheter vil måtte bruke tid og ressurser på å implementere tilstrekkelige systemer og rutiner for å etterkomme de nye reglene.

Aktivitets- og redegjørelsesplikten er regulert i lov 16. juni 2017 nr. 51 om likestilling og forbud mot diskriminering (likestillings- og diskrimineringsloven). Loven pålegger arbeidsgivere en obligatorisk arbeidsmetode som omfatter kartlegging og håndtering av risikoer for diskriminering og hindre for likestilling innenfor virksomheten. Arbeidet skal skje i samarbeid med de ansattes representanter. Virksomhetene skal dokumentere likestillingsarbeidet og rapportere om tilstanden på årlig basis.

Regelverket gjelder for i) alle offentlige virksomheter, ii) alle private virksomheter som jevnlig sysselsetter mer enn 50 ansatte, og iii) alle private virksomheter som jevnlig sysselsetter mellom 20 og 50 ansatte, når en av arbeidslivets parter i virksomheten krever det.

Reglene skal bidra til å oppfylle likestillings- og diskrimineringslovens overordnede formål om å fremme likestilling og hindre diskriminering. Et viktig formål med regelverket er å forhindre kjønnsdiskriminering, og da særlig ved avlønning.

Denne artikkelen gir en overordnet redegjørelse for innholdet i regelverket.

1. Diskrimineringsforbudet i arbeidslivet

Likestillings- og diskrimineringsloven forbyr arbeidsgivere å diskriminere på grunnlag av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk eller andre vesentlige forhold ved en person.

Med «diskriminering» sikter likestillings- og diskrimineringsloven til direkte eller indirekte forskjellsbehandling, som ikke har saklig grunnlag. Saklig forskjellsbehandling forutsetter tre ting: i) det må være et saklig forhold, ii) forskjellsbehandling må være nødvendig for å oppnå formålet, og iii) forskjellsbehandlingen må ikke være uforholdsmessig inngripende overfor den eller de som forskjellsbehandles. Saklig forskjellsbehandling i arbeidsforhold forutsetter også at egenskapen har avgjørende betydning for utøvelsen av arbeidet eller yrket.

Diskrimineringsforbudet omfatter alle sider av arbeidsforhold, herunder stillingsutlysning, ansettelse, omplassering, forfremmelse, ​opplæring, kompetanseutvikling, ​lønns- og arbeidsvilkår og​ opphør av arbeidsforhold.

2. Særlig om arbeidsmetoden

Generelt

ARP pålegger arbeidsgivere å følge en konkret arbeidsprosedyre i fire trinn:

• Undersøke om det finnes risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling, herunder annethvert år kartlegge lønnsforhold fordelt etter kjønn og bruken av ufrivillig deltidsarbeid,
• Analysere årsakene til identifiserte risikoer,
• Iverksette tiltak som er egnet til å motvirke diskriminering og bidra til økt likestilling og mangfold i virksomheten, og
• Vurdere resultater av arbeidet etter punkt 1) til 3) over.

Trinn 1: Undersøke risiko

Aktivitetspliktens første trinn består av å undersøke risikoen for diskriminering eller andre hindre for likestilling i virksomheten.

Arbeidsgiver skal undersøke følgende forhold relatert til kjønnslikestillingen, hvor kjønnsandelen skal kartlegges og dokumenteres for hvert av forholdene:

• Kjønnsbalansen i virksomheten (annethvert år)
• Lønnskartlegging fordelt på kjønn (annethvert år)
• Bruk av ufrivillig deltid (annethvert år)
• Andel ansatte som arbeider deltid (hvert år)
• Andel ansatte som er midlertidig ansatt (hvert år)
• Gjennomsnittlig uttak av foreldrepermisjon (hvert år)

Kartleggingen av kjønnsbalansen skal omfatte både den totale kjønnsfordelingen i virksomheten og kjønnsfordelingen fordelt på de respektive stillingskategoriene.

Kartleggingen av lønnsforskjeller mellom kvinner og menn skal omfatte arbeidstakernes stillingskategorier. Både alminnelig arbeidsvederlag og tillegg skal inngå i uttrekkene av lønnsstatistikk. Eventuelle differanser kan oppgis i prosent eller beløp. I forbindelse med lønnskartleggingen bør virksomheten utarbeide dokumentasjon som definerer de ulike stillingskategoriene i virksomheten, dersom dette ikke foreligger.

Med «ufrivillig deltid» sikter likestillings- og diskrimineringsloven til deltidsarbeid der stillingsinnehaveren ønsker og er tilgjengelig for å jobbe mer. Dette kan kartlegges blant annet gjennom medarbeidersamtaler eller medarbeiderundersøker.

Arbeidsgiver skal videre kartlegge den generelle risikoen i virksomheten for diskriminering. I dette ligger at arbeidsgiver skal undersøke om det foreligger ulikheter som objektivt sett kan indikere at det foreligger usaklig forskjellsbehandling.

Kartleggingsarbeidet skal også søke å avdekke mer usynlige hindre for likestilling, som holdninger, fordommer og strukturer. Forarbeidene til likestillings- og diskrimineringsloven inneholder eksempler på relevante spørsmål som kan tjene som et utgangspunkt for undersøkelsene.

Relevante datakilder for virksomheten vil blant annet være medarbeiderundersøkelser, samtaler med de ansatte og gjennomgang av interne retningslinjer og rutiner.

Trinn 2: Analysere årsaker

Aktivitetspliktens andre arbeidstrinn består av å vurdere årsakene til kartlagte risikoer og hindre. I dette ligger at arbeidsgiver og de ansattes representanter skal drøfte bakgrunnen for de faktiske forholdene og/eller forskjellene som foreligger, herunder om det kan være sammenheng med diskrimineringsgrunnlagene etter lovgivningen.

Det er forhold ved selve virksomheten som skal vurderes - forhold knyttet til enkeltpersoner skal ikke behandles.

Trinn 3: Iverksette tiltak

Det tredje trinnet i arbeidsprosedyren består av å iverksette relevante tiltak som er egnet til å motvirke diskriminering innen virksomheten.

Hvilke tiltak som vil være nødvendige vil bero på de kartlagte risikoene og årsakene til disse. Forarbeidene til likestillings- og diskrimineringsloven gir anvisning på at arbeidsgiver ikke plikter å iverksette uforholdsmessig kostbare tiltak.

Trinn 4: Vurdering av resultat

Det fjerde arbeidstrinnet består av å vurdere resultatene av arbeidet etter de foregående arbeidstrinnene, herunder ta stilling til behovet for å iverksette nye tiltak.

Løpende arbeid

Arbeidsprosessen etter ARP skal skje på løpende basis.

Dokumentasjon

Virksomhetens arbeid i henhold til ARP skal dokumenteres. Dokumentasjonen bør utarbeides parallelt med arbeidsprosessen, slik at alle relevante vurderinger som er gjort kan underbygges. Skriftlig dokumentasjon vil kunne begrense eventuell uoverensstemmelse mellom arbeidsgiver og myndigheter i etterkant.

Arbeidet etter ARP skal gjennomføres i samarbeid med de ansattes representanter. Møter mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte i forbindelse med likestillingsarbeidet bør derfor protokolleres av arbeidsgiver.

Generell opplysningsplikt

I henhold til nærmere bestemte vilkår har arbeidstakerne og deres representanter, Diskrimineringsnemda, Likestillings- og diskrimineringsombudet og forskere rett til innsyn i dokumentasjon om virksomhetens likestillingsarbeid.

3. Rapporteringen

Generelt

På bakgrunn av likestillingsarbeidet, som er beskrevet ovenfor, plikter virksomheten i henhold til ARP å rapportere om:

• Den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestilling i virksomheten, og
• Hva som er gjort for å oppfylle aktivitetspliktene.

Forarbeidene til likestillings- og diskrimineringsloven gir nærmere anvisning på omfanget av rapporteringen. Rapporteringskravene er gjengitt på overordnet nivå nedenfor.

Rapporteringskrav nr. 1: Den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestillingen

Virksomheten skal rapportere følgende forhold relatert til kjønnslikestillingen, hvor kjønnsandelen skal kartlegges og dokumenteres for hvert av forholdene:

• Kjønnsbalansen i virksomheten (annethvert år)
• Lønnskartlegging fordelt på kjønn (annethvert år)
• Bruk av ufrivillig deltid (annethvert år)
• Andel ansatte som arbeider deltid (hvert år)
• Andel ansatte som er midlertidig ansatt (hvert år)
• Gjennomsnittlig uttak av foreldrepermisjon (hvert år)

Virksomheten kan også redegjøre om andre forhold relatert til kjønnslikestillingen.

Rapporteringskrav nr. 2: Virksomhetens arbeid etter ARP

Virksomheten skal videre rapportere om hva som er gjort for å oppfylle aktivitetsplikten. I dette ligger at virksomheten skal rapportere:

• Hvordan virksomheten konkret har operasjonalisert arbeidsmetoden etter ARP
• Hva arbeidsgiver gjør for å ivareta hensynet til likestilling i sin personalpolitikk
• Oversikt over planlagte og iverksatte tiltak for likestilling i virksomheten

Personvernet

Personopplysninger skal ikke fremgå av rapporteringen.

Innsynsrett i redegjørelsen

Etter nærmere vilkår har arbeidstakerne og deres representanter, Diskrimineringsnemda, Likestillings- og diskrimineringsombudet og forskere rett til innsyn i resultatene av lønnskartleggingen.

Hvor skal det rapporteres?

Rapporteringen skal fremgå i årsberetningen eller i annet offentlig tilgjengelig dokument, som for eksempel offentliggjøring på virksomhetens nettsider.

Hvis redegjørelsen gis i annet offentlig tilgjengelig dokument, og virksomheten har en plikt til å levere årsberetning, skal det i årsberetningen opplyses hvor dokumentet finnes offentlig tilgjengelig.

Arbeidsgivere i offentlige virksomheter, som ikke er pålagt å utarbeide årsberetning, skal innta redegjørelsen i sin årsrapport eller i et annet offentlig tilgjengelig dokument.

4. Styrets ansvar

Styret i virksomheten har det overordnede ansvaret for at ARP etterleves.

5. Håndheving

Likestillings- og diskrimineringsombudet skal i første instans kontrollere virksomhetenes etterlevelse av ARP-regelverket. Ved manglende etterlevelse kan forholdet klages inn for Diskrimineringsnemnda.

Diskrimineringsnemnda er tillagt kompetanse til å fatte vedtak og pålegge retting, stansing eller andre tiltak i ARP-relaterte saker. Ved brudd på regelverket kan Diskrimineringsnemnda fatte vedtak om tvangsmulkt.

6. Publiserte veiledninger

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) publiserer stadig ny informasjon og veiledning fra myndighetene om hvordan arbeidsgivere skal etterleve det nye regelverket. Vi anbefaler arbeidsgivere å følge myndighetenes veiledninger og verktøy relatert til ARP, og til å oppsøke juridisk bistand ved behov.

7. Praktiske konsekvenser av ARP

Etterlevelse av ARP-regelverket forutsetter at arbeidsgivere implementerer nødvendige retningslinjer, prinsipper og prosedyrer for sitt likestillingsarbeid.

Vi forventer at implementeringen vil bli en kostands- og ressurskrevende prosess for mange virksomheter. I et langsiktig perspektiv vil det imidlertid være en fordel for virksomhetene og deres interessenter at virksomhetene får på plass velfungerende, interne rammeverk så snart som mulig.