Er du i rute med ferieplanleggingen?

Sommeren står snart for tur, og mange har begynt å glede seg til ferie. Her er en oversikt over de viktigste reglene i ferieloven som arbeidsgiver bør være klar over for at sommerens ferieplanlegging skal gå smidig for seg:

1 Hvor mye ferie?

Ferieloven § 5 bestemmer at alle arbeidstakere skal ha 25 virkedagers ferie hvert år. Virkedagsbegrepet inkluderer alle dager unntatt søndag og helligdager – det vil si også lørdag. Kravet etter loven er altså at de ansatte skal ha ferie i fire uker og en dag årlig. Arbeidstakere over 60 år skal i tillegg gis ekstraferie på seks virkedager.

Mange arbeidstakere er imidlertid omfattet av en tariffavtale som gir rett til fem ukers ferie, eller har en individuell arbeidsavtale som gir rett til mer ferie enn det som følger av loven. Det er derfor viktig å ha klart for seg hvor mye feriefritid den enkelte arbeidstaker kan og skal avvikle hvert år.

2 Tidspunktet for ferie

I utgangspunktet kan arbeidsgiver – i kraft av styringsretten – bestemme når de ansatte får ferie. Det betyr at arbeidsgiver kan legge opp ferien slik at den medfører minst mulig forstyrrelser for virksomheten. Vet man for eksempel at juli er en hektisk periode, kan arbeidsgiver bestemme at de ansatte må avvikle ferie på andre tidspunkter i året.

Ferieloven inneholder imidlertid enkelte bestemmelser som må følges ved fastsettelse av tidspunktet for ferie. For det første har arbeidstaker krav på å få avvikle en hovedferie på 18 virkedager (tre uker) i perioden mellom 1. juni og 30. september, jf. ferieloven § 7. Det er imidlertid ingenting i veien for at man frivillig avtaler at hovedferien skal tas utenfor dette tidsrommet, dersom det passer for både arbeidsgiver og arbeidstaker. For det andre kan arbeidstakere over seksti år selv avgjøre når de vil avvikle sin ekstra ferieuke, med mindre  noe annet følger av tariffavtale eller individuell avtale.

3 Arbeidsgivers drøftingsplikt

Selv om arbeidsgiver har siste ord når det gjelder tidspunkt for ferie, oppstiller ferieloven § 6 nr. 1 en plikt til å drøfte fastsetting av ferietid og oppsetting av ferielister. Drøfting kan gjøres med den enkelte ansatte eller man kan gjennomføre drøfting med tillitsvalgte på vegne av en gruppe ansatte. Drøftingen betyr at arbeidstaker skal få anledning til å fremsette sine ønsker om ferie, men ikke nødvendigvis at vedkommende skal få ønskene oppfylt.

Drøftingen skal skje «i god tid» før ferien. Hva som menes med «i god tid», gir ikke loven noe klart svar på. Drøftingen bør imidlertid skje så tidlig at arbeidsgiver faktisk har mulighet til å ta hensyn til arbeidstakers ønsker i ferieplanleggingen. Sett opp mot underretningsplikten (se nedenfor) bør dialogen i alle fall begynne mer enn to måneder før ferien tar til.

4 Underretning til de ansatte

Ansatte kan etter ferieloven § 6 nr. 2 kreve å bli underrettet om feriefastsettelsen tidligst mulig eller senest to måneder før ferien tar til. Underretningsplikten er betinget av at arbeidstaker – enten selv eller gjennom tillitsvalgte – uttrykkelig krever å bli underrettet. Har ikke arbeidstaker bedt om det, kan arbeidsgiver gi informasjon om ferietidspunktet senere. For større virksomheter kan det imidlertid være en god i idé å gi de ansatte felles underretning i god tid før ferieperioden, for å unngå mange enkelthenvendelser og å sikre at alle får tilstrekkelig informasjon.

Tomånedersfristen gjelder ikke dersom det foreligger «særlige grunner» som er til hinder for at arbeidsgiver kan gi slik informasjon. Dette sikter først og fremst til driftsmessige forhold, og ikke forhold som gjelder den enkelte arbeidstaker.

5 Endring av fastsatt ferie

Etter at ferietidspunktet er fastsatt og de ansatte informert, kan det oppstå uforutsette situasjoner som gjør det ønskelig å endre ferietidspunktet. Ferieloven § 6 nr. 3 gir arbeidsgiver en viss adgang til å endre fastsatt ferie dersom det er nødvendig på grunn av uforutsette hendelser som vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder.

Spørsmålet om endring skal drøftes med arbeidstaker på forhånd. «Vesentlige driftsproblemer» omfatter først og fremst mer ekstraordinære situasjoner, slik at terskelen for å endre planlagt ferie uten arbeidstakers samtykke er høy. Det er imidlertid ingenting i veien for at arbeidsgiver og arbeidstaker frivillig avtaler at ferien skal endres fra det som opprinnelig var fastsatt.

Dersom arbeidsgiver ensidig beslutter å legge om ferien, plikter arbeidsgiver å dekke merutgifter som følger av omleggingen. Erstatningsplikten omfatter merutgifter både for arbeidstakeren selv og hans nærmeste familie. Praktiske eksempler på slike utgifter er gjerne avbestillingsgebyrer, leieutgifter til hytte og kostnader for hotellrom.

***

Og apropos ferie, ønsker vi alle gode og solfylte dager når den tid kommer!